E-commerce vraagt om procesintegratie
Een workflow opzetten is het bedrijf in kaart brengen
Vrijwel elke onderneming is ooit klein begonnen. De groei van het bedrijf stond vaak grotendeels in het teken van toevalligheden en kansen grijpen waar die zich voordoen. Zo ontstaan soms prachtige bedrijven, maar vaak biedt het geen logische basis voor een doordachte workflow. Wie daar toch een begin mee wil maken, moet de eigen organisatie eens goed onder de loep nemen.
De uitzondering is de regel in het gemiddelde bedrijf dat zich bezighoudt met sign, display en large format. Geen twee orders zijn er gelijk en het aantal handelingen loopt enorm uiteen – printen, snijden, opspannen, wrappen, plakken en nog veel meer. Meestal wordt er geproduceerd onder flinke tijdsdruk. Chaos ligt dan ook altijd op de loer.
De markt van grootformaatspecialisten valt steeds meer uiteen in resellers met bescheiden productiecapaciteit en hun toeleveranciers. Die breiden hun machinepark steeds verder uit. Met al die diversiteit en druk op de planning worden begrippen als procesintegratie en workflow vaak minimalistisch geïnterpreteerd. Workflow wordt opgevat als het traject van de RIP naar de grootformaatprinter. Procesintegratie is het calculatiesysteem dat onderdeel uitmaakt van het MIS (Management Informatie Systeem). Althans, dat is de heersende opinie.
In werkelijkheid start de workflow bij de orderintake en eindigt deze bij de afhandeling bij de klant. Dat besef dringt steeds meer door tot de bedrijven, nu e-commerce de dominante factor is geworden in het bestelproces. Bedrijven haken bovendien steeds vaker aan bij digitale platformen. Bij die platformen bestellen hun klanten wereldwijd allerlei producten, waaronder die van het aangesloten signbedrijf. Het platform kiest voor de productie van de bestelling het bedrijf dat het dichtst in de buurt van het afleveradres zit. Op die manier is het bedrijf onderdeel van een groter netwerk. De workflow moet daarop naadloos aansluiten.
Bedrijfsvisie
In het moderne bedrijf hangt alles met alles samen. Het is daarom zaak om een visie te ontwikkelen op de bedrijfsvoering, de markt en de doelstellingen. Die visie is nodig, onder meer bij het investeren in medewerkers, productieruimte, nieuwe machines en software. Daarbij moet er verder gekeken worden dan de prestaties van de nieuwe aanschaf. Misschien is voor uw bedrijf snelheid niet het belangrijkste criterium voor een nieuwe grootformaatprinter. Misschien is bedrijfszekerheid een veel belangrijkere eis. Zo zijn er nog veel meer kwesties.
Een onderdeel dat niet mag ontbreken in de bedrijfsvisie is e-commerce. De mogelijkheid om producten te bestellen via internet heeft het bedrijfsleven op zijn kop gezet. Alles wijst erop dat bestellingen via het internet de komende jaren verder groeien. Het bestelproces wordt beter en eenvoudiger. Klanten zijn steeds minder bereid om de telefoon te pakken en te overleggen over een complexe opdracht.
De webshops worden innovatiever. Zo is de klant beter in staat om de complexe opdracht met een paar muisklikken in te voeren. De ontwikkeling van kunstmatige intelligentie zorgt ervoor dat we de komende jaren een stroomversnelling zien op dat gebied. Het biedt eindeloos veel voordelen voor alle partijen. De klant weet wat hij kan verwachten, de leverancier weet wat hij moet leveren.
Het is prachtig dat er allerlei complexe opdrachten binnenkomen in kleine volumes, maar aan de achterkant van de webshop bevindt zich de productieomgeving. Die omgeving moet hier wel mee om kunnen gaan. De klant wil zijn producten snel ontvangen. Hij wil bovendien op de hoogte gehouden worden van de status van de bestelling. Zonder verregaande automatisering is dat onmogelijk. Zelfs de aansturing van handmatige werkzaamheden vraagt om verregaande automatisering. Papieren orderformulieren en orderzakken volstaan niet meer.
Tijd voor een nieuw MIS
De komst van steeds betere MIS-software, in combinatie met de invoering van standaarden, heeft het grafische bedrijf een stuk efficiënter gemaakt. Veel grote LFP-bedrijven moeten de vruchten nog plukken van deze ontwikkeling. Er is goed nieuws: er komt steeds betere MIS-software op de markt met speciale modules voor LFP-productie. Het MIS is een belangrijk beginpunt voor de opzet van het bedrijf. Vanuit dat systeem moeten er steeds strategische keuzes worden gemaakt.
Slecht nieuws is er ook: in MIS-land is al een paar jaar een stevige consolidatieslag aan de gang. Voor kleinere MIS-aanbieders is het lastig opboksen tegen hun grotere concurrenten. Sommigen worden opgekocht en beëindigd, anderen blijven met updates hun klanten bedienen. Met spectaculaire verbeteringen of vernieuwingen komen ze echter niet. De gebruiker moet dus kiezen: overstappen naar een ander MIS of doormodderen.
Voor grote signbedrijven is zo’n overstap aan te bevelen, maar voor kleinere spelers is de keuze moeilijker. Een nieuw MIS kost tijd en geld. Die investering moet terugverdiend worden. Daarom is het verstandig om niet alleen af te gaan op de mooie demo van de MIS-leverancier. Het MIS moet daadwerkelijk bijdragen aan de modernisering van het bedrijf, de medewerkers moeten ermee om kunnen gaan en het systeem moet passen in de workflow. Met een beetje pech bevat het systeem allerlei functies die u nooit gebruikt, terwijl de functies die u nodig heeft, ontbreken. Daarom is het goed om in elk geval een aantal zaken helder te krijgen.
Voorcalculatie
De prijsbepaling is het belangrijkste onderdeel van het offertetraject. Menig bedrijf hanteert hiervoor een eenvoudige vuistregel. Die bestaat doorgaans uit een vaste vierkante meterprijs die op elke klus wordt toegepast, met als enige variabele de kostprijs van het gebruikte materiaal. Het gevaar bestaat dat een klus met zo’n ruwe inschatting van de kostprijs het bedrijf met een verlies opzadelt of dat het zichzelf uit de markt prijst.
Om tot een reële kostprijs te komen, is het nodig om veel meer variabelen mee te berekenen in de prijs, zoals het inktgebruik, het gebruik van de apparatuur, arbeidsloon, omsteltijden, de tijd die nodig is om de juiste vorm uit te snijden en de koffie die de operator drinkt terwijl hij zijn machine in de gaten houdt.
Een modern calculatiesysteem is in staat om deze variabelen vooraf per opdracht te bepalen. Die prijsbepaling moet snel gebeuren, want de klant verwacht dat hij kan zien wat het kost, op het moment dat hij zijn wensen via de webshop heeft ingevoerd. De menselijke calculator speelt in deze workflow daarom geen rol. Het is daarbij niet rendabel om een werknemer aan het werk te zetten voor het berekenen van zeer lage volumes.
Nacalculatie
Menig bedrijf ging aan zijn eigen succes ten onder, simpelweg omdat de nacalculatie niet op orde was. De accountmanager boekt stapels nieuwe orders dankzij lage prijzen, verlieslatende klanten worden op hun wenken bediend en de productie draait overuren. Dat er aan het eind van de rit wel geld moet overblijven, wordt dan wel eens vergeten. Als de kosten niet in kaart worden gebracht, is het lastig om bijtijds bij te sturen.
Nacalculatie is daarom net zo belangrijk als voorcalculatie. Hoe meer relevante data het machinepark automatisch kan terugsturen naar het MIS, hoe beter. Ook andere data uit de productieomgeving, bijvoorbeeld van de operators, kan van cruciaal belang zijn. Het invoeren van gegevens moet daarom zeer laagdrempelig zijn en procesintegratie is een belangrijk hulpmiddel om data te verzamelen.
Een modern MIS beschikt dikwijls over een dashboard waarin alle data overzichtelijk worden weergegeven. Dat maakt het eenvoudiger om in te grijpen als er iets misgaat, maar het kan ook tot allerlei nieuwe inzichten leiden. Tijdens Drupa werden er systemen getoond die de bewegingen van operators in kaart brachten. De resultaten maakten duidelijk of de werkvloer efficiënter kon worden ingericht. Een overzicht van bewegingen kan bijvoorbeeld ook inzichtelijk maken of de investering in een robot of cobot interessant is.
Planning
Een modern MIS beschikt vaak over een planningsmodule, al kan zo’n systeem ook onafhankelijk opereren. Het is het derde noodzakelijke onderdeel van een goed functionerende workflow. Een planningsysteem is tegenwoordig flexibel en wordt automatisch herschikt bij eventuele aanpassingen. Maar planning is een wetenschap op zich en de manier waarop het wordt ingezet heeft weer alles te maken met de visie op de bedrijfsvoering en de manier waarop deze wordt ingericht. Misschien kiest het bedrijf voor een Lean Management-benadering of misschien werkt een klassieke werkwijze toch gewoon het beste.
Bij de planning kan men uitgaan van productie in kleine series, per opdracht of een combinatie van die twee. Het planningssysteem moet met beide en andere methoden overweg kunnen. De planning is uitermate belangrijk voor flexibiliteit, klanttevredenheid en kostenbeheersing. Dankzij de planning worden middelen zoals arbeid, machines en materialen optimaal benut. Zo wordt verspilling voorkomen en worden de kosten verlaagd. De capaciteit kan met de juiste planning optimaal worden benut.
Unieke exemplaren
In sectoren van de maakindustrie met veel variabele producten waar enkelstuks of in kleine series wordt geproduceerd, is het van belang de doorlooptijden te verkorten. Vanwege de hoge kosten is het immers niet rendabel om halffabricaten lang op te slaan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een klant die een serie unieke doosjes bestelt voor verschillende afleveradressen op verschillende momenten. Die doosjes worden wellicht op verschillende momenten geproduceerd en daarna per stuk verzonden, terwijl het toch echt om één order ging.
De traditionele planner streeft het liefst naar een hoge bezettingsgraad van het machinepark. Aangezien de verwerkingssnelheid per machine verschilt, kunnen er wachtrijen ontstaan in de productie. Halffabricaten liggen in het magazijn of in een hoek van de productieruimte te wachten op verdere verwerking. De planner schuift er vaak nog een klus tussendoor, om de bezettingsgraad hoog te houden. Daar komt nog bij dat zelfs kleine verstoringen in de productie bij een hoge bezettingsgraad grote invloed hebben op de doorlooptijd.
De doorlooptijd van het product is dan ook vaak relatief lang. Hoe drukker het wordt, hoe langer het duurt en hoe onvoorspelbaarder het wordt. Een hoge bezettingsgraad is daarom een stevige uitdaging voor de planner, voor zijn planningssysteem en voor de medewerkers die veel onproductieve uren kwijt zijn aan overleg.
Razendkalm produceren
Opstoppingen in de productie en lange doorlooptijden verhouden zich slecht tot een on-demandmarkt die vraagt om snelle levering. Het maakt de klant weinig uit of u een snelle machine gebruikt, die constant staat te draaien. Hij is niet geïnteresseerd in het proces, maar in snelle levering en een goede prijs. Productiebedrijven kiezen er daarom vaak voor om de doorlooptijd te verkorten. Hiervoor zijn methoden ontwikkeld, zoals Lean Management en Quick Response Manufacturing (QRM).
Voor dergelijke modellen is een goed MIS en planningssysteem onontbeerlijk. Voordeel van het werken met e-commerce is dat de manier waarop de orders binnenkomen altijd gelijk is en dus voorspelbaar. Daarmee biedt deze eerste stap in het proces al meteen een aanknopingspunt om de rest van de productie op de juiste manier in te richten.
Tegelijkertijd moet de hele organisatie doordrongen zijn van de werkmethode. Mogelijk krijgen productiemedewerkers de kriebels van het idee dat de bezettingsgraad op bepaalde machines laag is. Hetzelfde geldt voor het management. Wanneer een bedrijf kiest voor QRM, helpt het enorm wanneer de manager hierin is opgeleid. Bij QRM is alles gericht op een korte productie en levertijd. De organisatie wordt daarom opgedeeld in cellen. Elke cel is doorgaans ingericht op een producttype of klantgroep. Dit maakt snel schakelen mogelijk in een flexibele organisatie.
Heilige huisjes
Een workflow opzetten is een kwestie van organisatie en doelgroep doorlichten en keuzes maken. Elke investering moet bekeken worden in samenhang met de andere onderdelen van het geheel. Zo is het kiezen van een nieuw MIS in feite niets minder dan het kiezen voor een toekomststrategie. Soms is het dan nodig om enkele heilige huisjes omver te schoppen. Dat kan verhelderend werken.
