KLAARHEID IN HET KLUWEN VAN AUDITS

Certificeringen in de agro-voedingsindustrie nader belicht

De certificering binnen de voedingsindustrie is een onvermijdelijk gegeven dat elke schakel in de ketting van de basisproducent tot en met de eindverbruiker treft. Het belang en de hiërarchie van de diverse certificeringen zijn echter niet altijd helemaal duidelijk. Daarom loont het zeker de moeite om binnen de ruime agro-voedingsnijverheid een schematisch totaalbeeld te schetsen van wat er momenteel aan verschillende certificatieniveaus bestaat en hoe deze worden afgezekerd.

 

GEZOND VERSTAND

De goede praxis van het standaardiseren en bewaken van processen is vele eeuwen ouder dan de begrippen zelf. Wie helemaal niks registreert of controleert, weet op den duur niet meer waar hij mee bezig is, en rijdt zich al gauw verloren in de eigen wanorde. Een goed draaiend proces vraagt nu eenmaal zowel een systeem als een methodiek. Het vraagt bovendien ook de bewaking van standaarden, een praktijk die in onze tijd 'de certificering' wordt genoemd.

 

DE BASISSTANDAARD

Binnen België wordt de minimumcertificering gedragen door het principe van de autocontrole. Het autocontrolesysteem (ACS) is een staand principe en houdt een wettelijke verplichting in. Het komt neer op een totaalwetgeving die alle actoren binnen de landbouw-voedingsketen moeten volgen. Het doen respecteren van de toepassing van deze vereisten valt onder de bevoegdheid van het FAVV, het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen. Elke schakel dient hierbij een systeem van autocontrole op poten te zetten, dit adequaat te bewaken en in functie van de realiteit te onderhouden, en te doen mee evolueren met wetmatige tendensen en eventuele klantenvereisten. Dit principe, dat uitgaat van het bewaken en verifiëren van de diverse stappen en handelingen binnen een proces, vormt de basis van de werking van het systeem van de voedingsveiligheid in ons land. Het vertegenwoordigt het wettelijke minimum.

 

BIJKOMENDE CERTIFICERINGEN

Boven op deze basiscertificering kunnen er zich dan een of meerdere 'commerciële' standaarden superponeren.

Bekende voorbeelden zijn de BRC, IFS, ISO22000, FSSC en andere. Deze standaarden maken het voor de bedrijven mogelijk om hun verkoop te oriënteren richting een heel specifieke markt. In een nog hogere certificeringsfase kan het bekomen of behouden van een specifiek label het oogmerk zijn. Bekend is de labeling van biologische teeltwijzen, die zich hiërarchisch boven op de eerder genoemde normeringen kunnen enten. De labeling viseert in dit geval een specifieke kwaliteitskarakteristiek, niet de voedselveiligheid. Men wil immers een unieke identiteit behouden en verzekeren. Hiërarchisch is dit type certificering of label evenwel ondergeschikt aan de basiscertificering, die gestoeld is op de autocontrole.

 

BELANG VAN AUDITS

Het doel van audits is tweeërlei. Enerzijds de validatie van een autocontrolesysteem door het FAVV zelf, anderzijds de certificatie van een autocontrolesysteem door een OCI, dat op haar beurt geaccrediteerd werd door het Belgische accrediteringsorganisme BELAC en erkend werd door het FAVV.

 

FINANCIELE IMPACT

Om het even welke speler van de voedselketen kan zijn systeem van autocontrole zo dus laten valideren door een erkend certificeringsorganisme, dat dit zal verifiëren op basis van een audit ter plaatse.

Wanneer wordt vastgesteld dat de producent volledig conform de vigerende wetgeving opereert, zal het FAVV hem een vooraf vastgelegd voordeel laten genieten, dat zich vertaalt in een korting op de jaarlijkse bijdrage die de producent anders aan het FAVV betaalt.

 

DE LEIDRAAD

Om de bedrijven te ondersteunen en te helpen om hun autocontrolesysteem te kunnen onderhouden, stellen de verschillende federaties van de ruime agro-voedingsindustrie een gids 'Autocontrole' ter beschikking. Dat is een overzicht van alle mogelijke - minimale - wettelijke vereisten die in de sector van toepassing zijn. Deze gids is bovendien ook de referentie die tijdens de audits zal worden gebruikt om te verifiëren of de onderneming wel degelijk conform de wettelijke vereisten opereert. Elk van deze gidsen werd daartoe uiteraard gevalideerd en goedgekeurd door het FAVV.

 

Boven op de wettelijk verplichte autocontrole kan men nog commerciële normen en standaarden implementeren, opgelegd door klanten

 

COMMERCIELE STANDAARDEN

De commerciële standaarden zijn in principe alle privéstandaarden, waarvoor de klant van zijn leverancier kan eisen dat deze zich overeenkomstig certificeert. Boven op de basisstandaard kan men zo onder meer BRC-, IFS-, ISO- en FSSC-normen en -standaarden implementeren. Deze houden in feite alle een harmonie tussen de verschillende sectoren in. De BRC is bijvoorbeeld een Britse referentie die als privénorm door de grotere retailers naar voren werd geschoven. De IFS is dan weer een standaard die vooral in Duitsland de plak zwaait. De FSSC 22000 is eveneens een standaard die van een heel afgelijnde structuur uitgaat, maar dan weer hoofdzakelijk in Nederland wordt toegepast.

 

INDELING

Wanneer men spreekt over de commerciële standaarden, kan men het landschap ruwweg opdelen in enerzijds de productcertificatie en anderzijds de managementsysteemcertificatie.

Productcertificering

De benadering bij de beide varrianten is duidelijk verschillend. BRC of IFS zijn bijvoorbeeld typische productcertificeringen. Dit betekent concreet dat men met betrekking tot het product een bijzonder gedetailleerde checklist zal volgen met de bedoeling te achterhalen of het bedrijf wel degelijk beantwoordt aan de voorwaarden die uiteindelijk tot een certificaat moeten leiden. We spreken hier dus duidelijk over een zeer systematisch en gedetailleerd proces, waarvan de inhoud van de checklist wordt opgelegd door de titularis van het handboek. Dit is veelal de klant.

Systeemcertificering

Parallel onderscheiden we ook een systeemcertificatie. Men viseert hierbij consequent het beheersysteem zelf, niet het uiteindelijke product. De FSSC is hier een goed voorbeeld van. Concreet gaat men na of de onderneming capabel is om via de eigen werking een product op de markt te brengen dat beantwoordt aan de gestelde eisen.

Het is met andere woorden een uitgesproken ISO-benadering. Alles wat ISO is, blijft nu eenmaal heel algemeen, omdat de normering procesgebaseerd is.

De wijze waarop het bedrijf functioneert, moet voldoende systematisch zijn om te kunnen beantwoorden aan de vereisten van de ISO-norm. Zo is de FSSC 22000 opgebouwd uit de ISO 22000 en een andere norm, de 22002, die uitlegt hoe men de ISO 22000 moet toepassen in de bedrijfsomgeving. Het derde deel(tje) van FSSC gaat tot slot om bijzondere karakteristieken, vereist door de FSSC zelf. Denk daarbij aan het beheer rond allergenen, foodfraude, food defense en dergelijke meer.

Certificaties naar behoud van identiteit

Boven op deze beide basispijlers worden vaak als derde niveau nog certificaties geënt die het behoud van identiteit van basisproducten garanderen. Dit houdt de facto een verhoogde traceerbaarheid in. Bekende voorbeelden zijn labels als GMO-Free, BIO enz. Wederom zijn dit type certificaties absoluut irrelevant zolang er niet aan de basis van de autocontrole werd voldaan. In het geval van het behoud van identiteit is de insteek er bovendien sowieso een met betrekking tot de productkwaliteit en niet de voedselveiligheid.

 

AUDITS

Het verifiëren van de conformiteit binnen een organisatie gebeurt bij wijze van een audit. Elke audit is een systematisch, preventief proces, dat zich moet baseren op concrete info. Dat zijn altijd feiten en cijfers.

Men toetst de gebruikte processen af ten opzichte van de norm. Men evalueert steeds ten opzichte van een specifieke wettelijke referentie.

De audit wordt onafhankelijk en objectief uitgevoerd ten opzichte van de geauditeerde, waarbij data naar boven zullen komen die op conformiteit of non-conformiteit wijzen. Het is de taak van de auditeur om de vaststellingen op een eenduidige, niet voor interpretatie vatbare manier te documenteren en te onderbouwen.

 

HET EVOLUTIEVE PRINCIPE

Certificaties evolueren en groeien mee, zowel in functie van de evolutie van de markten, alsook omdat de risico's binnen de markt zelf evolueren. Hierdoor worden er in het basishandboek steeds meer addenda opgenomen die afgestemd zijn op de nieuwe ontwikkelingen.

Men zit bijvoorbeeld voor BRC op dit ogenblik al aan de zevende versie, terwijl het IFS al zes kaarsjes mag uitblazen. Strikt genomen komt dit neer op een aanpassing of actualisering om de twee jaar.

Global food safety initiative

De FSCC22000 evolueerde onlangs dan weer naar haar versie 4.1. En waarom ook deze norm evolueert? Omdat er zoiets als het GFSI (Global Food Safety Initiative) bestaat.

Dat is de hergroepering van alle vertegenwoordigers van certificatiestandaarden in de voedingssector. Het houdt een internationale equivalentie in. Immers, of een bedrijf nu BRC-gecertificeerd is in België, in Frankrijk of in de VS: haar certificering moet equivalent blijven. Het GFSI garandeert deze gelijkwaardigheid, waardoor er ook aan de basisnorm regelmatig gesleuteld wordt.

 

SPEERPUNTEN

De auditeur zal in principe de verschillende certificatieniveaus simultaan evalueren, steeds rekening houdend met de natuurlijke hiërarchie tussen de certificeringen onderling. Indien een bedrijf bijvoorbeeld één enkele productlijn met 'BIO' labelt, zal sowieso het geheel van productielijnen worden geauditeerd; met een bijkomende focus op de traceerbaarheid van die ene lijn, vanaf de logistiek van inkomende goederen tot en met de verzending van het afgewerkte product. Een audit zal ook steeds enkele basistopics viseren, zoals bij uitstek het continuverbeterproces van het type 'plan-do-check-act' binnen elke organisatie.

 

HOE LANG?

De duurtijd van een audit is uiteraard afhankelijk van een aantal parameters, zoals de grootte van de onderneming, haar activiteit, de toegevoegde waarde, de historiek en het eventuele risico dat met het product of de activiteiten geassocieerd kan worden. Voor elk typegeval bestaat er binnen de sector een leidraad die een redelijke minimumduur van een audit vastlegt.

 

NON-CONFORMITEITEN

Bij non-conformiteiten zal de geauditeerde altijd een correctief actieplan moeten voorleggen dat curatief en in principe ook preventief hierop moet anticiperen. In functie van de ernst van de non-conformiteit zal hetzij meteen worden ingegrepen, hetzij binnen een vastgelegde termijn een serie maatregelen worden doorgevoerd waarvan vooraf de doeltreffendheid wordt aangetoond. In een aantal ernstige gevallen definieert de norm zelf de maximumtermijn voor remediëring.

Wanneer de auditor zich akkoord verklaart met de voorgestelde maatregelen, zal hij deze opnemen in zijn verslag en dit doorsturen naar de overeenkomstige certificeringscommissie. Dit is een neutraal orgaan dat zich over het verslag zal buigen en een professioneel advies naar de organisatie zal sturen. Dit advies kan de suggesties van de auditeur volgen of tegenspreken. In bepaalde gevallen worden van de onderneming bijkomende gegevens opgevraagd, alvorens het tot een advies komt. Ook kan er een postaudit gevorderd worden die moet verifiëren of het bedrijf wel degelijk het actieplan volgde. In extreme gevallen wordt er besloten tot decertificatie.

 

DE AUDITEUR GEAUDITEERD

Alle Belgische controleorganismen, geaccrediteerd om audits uit te voeren volgens een bepaald lastenboek, worden op hun beurt geauditeerd door het overkoepelende BELAC. Ze kunnen enkel als 'erkend' controleorganisme optreden.

 

Wat de te nemen initiatieven en maatregelen betreft, kan de certificering van een product eenvoudiger zijn dan van een systeem

 

CONTINU PROCES

Het certificeringsorganisme heeft op elk moment het recht om audits uit te voeren. Dit omdat een certificering slechts een momentopname is, gebaseerd op de jongste audit. De echte validering van een certificaat valt of staat met de continue autocontrole die het voedingsbedrijf zelf doorvoert. Een kwaliteitsvol kwaliteitssysteem zal daarom inherent de eigen werking bewaken door zelf heel veel te verifiëren en op permanente basis aan oorzaak-gevolganalyses te doen.

 

AUDITS EN HACCP

Een belangrijke pijler binnen de autocontrole is de HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points). Die zal dan ook in het kader van een systeemaudit nader onder de loep worden genomen.

Ook de registraties worden geviseerd, en dan vooral de manier waarop er met afwijkingen wordt omgegaan. De audit zal zich in het bijzonder toespitsen op de originele risicoanalyse en deze aftoetsen aan de wetgeving die de CCP's binnen het proces voordefinieert. Indien bepaalde kritische punten niet als dusdanig in de risicoanalyse werden meegenomen, moet dit ten opzichte van de auditor verantwoord worden. Dit kan de certificering van een product eenvoudiger maken dan deze van een systeem. Het is bij een systeemcertificering immers aan het voedingsbedrijf om alle initiatieven en maatregelen te nemen om tot een conform eindproduct te komen, terwijl binnen een productaudit de voordefinities de dienst uitmaken.

 

Met medewerking van Quality Partner